Timemanagement – verhoog je productiviteit!
Timemanagement skills zijn ontzettend handig. Niet iedereen is even goed in het indelen van zijn of haar tijd, maar gelukkig kun je deze vaardigheden gemakkelijk aanleren. Is het vaak een chaos in je hoofd doordat je nog zoveel moet doen? Heb je het gevoel dat je te weinig tijd hebt, of ben je te vaak afgeleid (bijvoorbeeld door social media)? Dan is dit artikel iets voor jou! Lees snel verder en verhoog je productiviteit met onderstaande timemanagement tips.
Wat is timemanagement precies?
Timemanagement is het proces waarbij je ervoor zorgt dat je zo effectief mogelijk met je tijd omgaat. Je kunt natuurlijk de werkdag/week ook gewoon op je af laten komen en vanzelf zien wat er allemaal gebeurt, maar door je tijd effectief in te delen zul je in de meeste gevallen efficiënter te werk kunnen gaan en daardoor ook meer resultaat boeken. Bovendien zul je door gebruik te maken van timemanagement waarschijnlijk minder stress ervaren. Door je dag (en week) van tevoren te plannen weet je precies waar je aan toe bent!
Timemanagement tips
Een goede planning zorgt er al gauw voor dat je gemotiveerder raakt en meer discipline krijgt om je doelen te behalen. Klinkt goed, toch? Met onderstaande timemanagement tips kun je direct al aan de slag!
Tip 1: schrijf álles op
Stress op het werk ontstaat vaak doordat je ontzettend veel moet doen en daarbij het overzicht verliest. Door al je taken op te schrijven, zorg je ervoor dat je meer rust krijgt in je hoofd. Pas dit niet alleen toe voor al je prio’s en grote projecten, maar ook voor kleine klusjes die je binnen een aantal minuten af kunt ronden. Je zorgt zo niet alleen voor minder chaos, maar ook dat je niets vergeet en precies weet wat je nog allemaal moet doen.
Tip 2: verhoog je productiviteit door prioriteiten te stellen
Heb je een lijst gemaakt met alle dingen die je nog moet doen? Dan is het nu goed om te bepalen welke taken prioriteit hebben. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door middel van de Eisenhower matrix van Covey. Hierbij geef je al je taken een label, waarbij je onderscheid maakt tussen ‘belangrijk en urgent’, ‘belangrijk en niet urgent’, ‘urgent maar niet belangrijk’ en ‘niet urgent en niet belangrijk’.
Uiteraard komen de taken die belangrijk én urgent zijn bovenaan je to-do-lijst te staan. Vervolgens zijn de belangrijke maar niet urgente taken aan de beurt, daarna volgen de urgente maar niet belangrijke taken en als je daarna tijd over hebt kun je aan de slag met de niet urgente, niet belangrijke taken.
Tip 3: maak gebruik van tijdsblokken
Om je productiviteit te verhogen kan het handig zijn om je taken te verdelen over verschillende tijdsblokken. Zo voorkom je dat je de hele dag met dezelfde taak bezig bent en heb je een beter overzicht van wat je allemaal te doen staat. Maak bijvoorbeeld een aantal keer per dag een kwartier vrij om te mailen.
Voor de belangrijke, grote taken is het uiteraard handig om voor langere blokken te gaan, bijvoorbeeld een blok van twee uur of zelfs een hele ochtend of middag. Door met deze tijdsblokken te werken kun je met optimale concentratie aan de slag met het afwerken van jouw to-do-lijst!
Tip 4: beperk afleiding
Iedere keer dat je afgeleid raakt tijdens het werk, duurt het weer even voor je weer volledig geconcentreerd aan de slag kunt. Om die reden is het goed om afleiding zoveel mogelijk te beperken. Probeer bijvoorbeeld niet te multitasken, maar besteed waar mogelijk al je aandacht aan één en dezelfde taak. Hierdoor ben je al gauw productiever en boek je meer resultaat.
Om zo min mogelijk afgeleid te worden is het van belang dat je een prikkelarme omgeving uitkiest om in te werken. Dat is niet altijd haalbaar, maar je kunt er in ieder geval voor kiezen om aan de slag te gaan op een net, opgeruimd bureau. Zorg er daarbij ook voor dat je niet afgeleid kunt raken door (het geluid van) je telefoon, of door een televisie die op de achtergrond aanstaat.
Tip 5: deel grote projecten op in kleine taken
Staat er een groot project op de planning? Dan kan dat vaak best wat stress veroorzaken. Zo’n grote taak kan namelijk nogal overweldigend zijn, vooral als deze ook nog eens complex is. Je kunt in zo’n geval dit grote project het beste opdelen in subtaken. Zo lijkt het project opeens een stuk behapbaarder!
Door te werken met kleinere, specifieke taken wordt men productiever, blijkt uit onderzoek. Daarnaast geeft het natuurlijk ook nog eens een goed gevoel wanneer je in korte tijd meerdere taken van je to-do-lijstje af kunt strepen. Win-win!